Τον Απρίλιο όλα δουλεύουν. Δέκα μεταφορές την ημέρα, τρεις οδηγοί, δύο ξενοδοχεία, και ένα κινητό που προλαβαίνετε να απαντάτε. Τον Ιούλιο έχετε τετραπλάσιο όγκο με τους ίδιους ανθρώπους, και ξαφνικά τα ίδια ακριβώς εργαλεία δεν βγάζουν τη δουλειά.
Αυτό δεν είναι έκπληξη, αλλά αντιμετωπίζεται σχεδόν πάντα σαν έκπληξη. Ό,τι στηθεί μέσα στη σεζόν στήνεται βιαστικά και κοστίζει διπλά. Οπότε ας δούμε τι πραγματικά σπάει και τι μπορεί να μπει στη θέση του τον Μάιο, όσο υπάρχει ακόμη χρόνος.
Τι σπάει τον Ιούλιο και όχι τον Απρίλιο
Η μνήμη σας. Τον Απρίλιο θυμάστε ποιος πάει πού. Τον Ιούλιο δεν θυμάστε, αλλά συνεχίζετε να λειτουργείτε σαν να θυμάστε, γιατί έτσι μάθατε. Εκεί χάνονται οι μεταφορές.
Το τηλέφωνο ως εργαλείο ανάθεσης. Δώδεκα κλήσεις σε οδηγούς την ημέρα είναι διαχειρίσιμο. Σαράντα δεν είναι, ειδικά όταν οι μισές γίνονται ενώ οδηγείτε ή ενώ μιλάτε με ξενοδοχείο στην άλλη γραμμή.
Οι νέοι άνθρωποι. Ο οδηγός που μπήκε τον Ιούνιο και το άτομο που προσλάβατε για τη ρεσεψιόν δεν έχουν τα άγραφα συμφραζόμενα των παλιών. Ό,τι δεν είναι γραμμένο κάπου, θα ρωτηθεί, και θα ρωτηθεί σε εσάς.
Οι νυχτερινές αφίξεις. Τον Απρίλιο τα αεροπλάνα προσγειώνονται όποτε λένε. Τον Αύγουστο, μια πτήση που καθυστερεί ενενήντα λεπτά αναδιατάσσει τέσσερις άλλες παραλαβές.
Τα ξενοδοχεία που σας στέλνουν μηνύματα. Τον Απρίλιο κάθε μήνυμα απαντιέται. Τον Ιούλιο τα μηνύματα συσσωρεύονται, και ένα ξενοδοχείο που περίμενε δύο ώρες για επιβεβαίωση αρχίζει να σκέφτεται εναλλακτικές.
Τι στήνετε τον Μάιο
Ένα σημείο όπου φτάνουν όλες οι κρατήσεις
Αν οι κρατήσεις έρχονται από τέσσερα κανάλια και καταλήγουν σε τέσσερα διαφορετικά σημεία, ο Ιούλιος θα σας βρει να ψάχνετε. Ο στόχος είναι μία ουρά.
Πρακτικά: οι κρατήσεις που έρχονται με email από πλατφόρμες κρατήσεων και συνεργάτες μπορούν να διαβάζονται και να μπαίνουν κατευθείαν στην ουρά χωρίς να τις ξαναγράψει κάποιος. Τα συνεργαζόμενα ξενοδοχεία μπορούν να καταχωρούν μόνα τους τις αιτήσεις τους αντί να σας στέλνουν μήνυμα. Και ο ίδιος ο πελάτης μπορεί να ζητήσει μεταφορά σκανάροντας ένα QR στη ρεσεψιόν. Και τα τρία καταλήγουν στο ίδιο σημείο.
Το κέρδος δεν είναι η αυτοματοποίηση καθαυτή. Είναι ότι τον Αύγουστο υπάρχει μία οθόνη που απαντάει στην ερώτηση «τι έχουμε σήμερα», χωρίς να χρειάζεται να ρωτηθεί άνθρωπος.
Αναθέσεις που δεν περνάνε από τηλέφωνο
Η ανάθεση οδηγού είναι το σημείο που καταναλώνει τις περισσότερες ώρες σας στη σεζόν. Αντί για κλήση, ο οδηγός δέχεται την ειδοποίηση στο WhatsApp, με SMS εφεδρεία αν η παράδοση αποτύχει, και απαντάει από την εφαρμογή αν αποδέχεται ή απορρίπτει.
Η απόρριψη είναι το σημαντικό κομμάτι. Ένας οδηγός που δεν μπορεί να αναλάβει και το λέει αμέσως σας δίνει χρόνο να βρείτε άλλον. Η εναλλακτική, να μη γνωρίζετε αν είδε καν την ανάθεση, είναι αυτή που σας κρατάει ξύπνιους.
Προσοχή σε ένα σημείο για να μη στηθούν λάθος προσδοκίες στην ομάδα: δεν φεύγει αυτόματη υπενθύμιση πριν από κάθε παραλαβή. Η ειδοποίηση φεύγει όταν γίνεται η ανάθεση ή η αλλαγή. Ο έλεγχος του προγράμματος της ημέρας παραμένει δουλειά ανθρώπου, απλώς γίνεται πάνω σε μία λίστα αντί σε τέσσερις.
Το πρόγραμμα των αφίξεων
Αν το γραφείο σας δουλεύει αεροδρόμιο, η κατάσταση της πτήσης πρέπει να είναι εκεί που κοιτάτε ήδη, όχι σε ένα δεύτερο tab. Στην οθόνη του συντονιστή η κατάσταση της πτήσης φαίνεται δίπλα στη μεταφορά, οπότε η καθυστέρηση γίνεται ορατή τη στιγμή που κοιτάτε το πρόγραμμα και όχι όταν τηλεφωνεί ο οδηγός από την άφιξη.
Ξεκάθαρες συμφωνίες με τους συνεργάτες
Ο Μάιος είναι ο σωστός μήνας για να κλειδώσουν τα ποσοστά προμήθειας ανά ξενοδοχείο, γιατί τον Σεπτέμβριο κανείς δεν θυμάται τι συμφωνήθηκε προφορικά τον Ιούλιο. Αν το ποσοστό είναι καταχωρημένο ανά ξενοδοχείο, η μηνιαία εκκαθάριση βγαίνει από τις ίδιες τις μεταφορές. Περισσότερα για αυτό στο πώς παρακολουθείτε τις προμήθειες χωρίς Excel.
Χαρτιά που δεν τα φτιάχνετε εσείς
Το voucher σε PDF και η εξαγωγή σε Excel ακούγονται δευτερεύοντα μέχρι την εβδομάδα που ένα ξενοδοχείο ζητάει επιβεβαίωση για κάθε παραλαβή και ο λογιστής ζητάει τα σύνολα του μήνα ταυτόχρονα.
Ένα ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα
Μην αλλάξετε τα πάντα ταυτόχρονα. Μια σειρά που δουλεύει:
Αρχές Μαΐου. Καταχωρήστε τα ξενοδοχεία, τους οδηγούς και τα ποσοστά προμήθειας. Είναι η πιο βαρετή δουλειά και η μόνη που δεν γίνεται βιαστικά αργότερα.
Μέσα Μαΐου. Στρέψτε ένα κανάλι κρατήσεων στη νέα ουρά. Ένα, όχι όλα. Αφήστε τα υπόλοιπα όπως είναι μέχρι να δείτε ότι το πρώτο δουλεύει.
Τέλη Μαΐου. Βάλτε τους οδηγούς στην εφαρμογή και δουλέψτε δύο εβδομάδες με πραγματικές αναθέσεις σε χαμηλό όγκο. Εκεί θα βγουν οι απορίες, τώρα που υπάρχει χρόνος να απαντηθούν.
Αρχές Ιουνίου. Μεταφέρετε τα υπόλοιπα κανάλια και τα ξενοδοχεία που καταχωρούν μόνα τους.
Ό,τι δεν έχει στηθεί μέχρι τα μέσα Ιουνίου, αφήστε το για τον Οκτώβριο. Μια αλλαγή διαδικασίας στα μέσα Ιουλίου κοστίζει περισσότερο από το πρόβλημα που λύνει.
Η σεζόν αιχμής δεν γίνεται εύκολη με κανένα εργαλείο. Απλώς η διαφορά ανάμεσα σε ένα δύσκολο καλοκαίρι και σε ένα χαοτικό καλοκαίρι κρίνεται συνήθως τον Μάιο. Αν θέλετε να δείτε τι υπάρχει και σε ποιο πλάνο, υπάρχουν οι τιμές.
Διαβάστε περισσότερα
Παρακολούθηση προμηθειών ξενοδοχείων χωρίς Excel
Κάθε συνεργαζόμενο ξενοδοχείο δικαιούται προμήθεια ανά μεταφορά. Γιατί το Excel βγάζει πάντα λάθος νούμερο και τι λύνει ένα ποσοστό ανά ξενοδοχείο.
Τι κοστίζει πραγματικά ένα λογισμικό transfer
Ανά χρήστη, ανά όχημα ή σταθερή συνδρομή; Τι πραγματικά πληρώνετε για ένα λογισμικό transfer, τι να ρωτήσετε τον προμηθευτή και ποια σημάδια θέλουν προσοχή.
WhatsApp ή Excel για τις κρατήσεις transfer;
Τα περισσότερα γραφεία transfer δουλεύουν με συνομιλίες και ένα Excel. Δείτε πού ακριβώς σπάει αυτό και πώς το λύνει μία ενιαία ουρά κρατήσεων.