Παρακολούθηση προμηθειών ξενοδοχείων χωρίς Excel

Σχεδόν κάθε γραφείο μεταφορών στην Ελλάδα δουλεύει με τον ίδιο τρόπο. Το ξενοδοχείο στέλνει τον πελάτη, εσείς κάνετε τη μεταφορά, και στο τέλος του μήνα το ξενοδοχείο παίρνει την προμήθειά του. Το ποσοστό διαφέρει ανά συνεργασία, μερικές φορές διαφέρει και ανά διαδρομή, και σε κάποια ξενοδοχεία η συμφωνία δεν είναι καν ποσοστό αλλά σταθερό ποσό ανά μεταφορά.

Μέχρι εδώ όλα λογικά. Το πρόβλημα ξεκινάει στο πώς κρατιέται αυτό το νούμερο.

Το τετράδιο και το φύλλο Excel

Η συνηθισμένη εικόνα: ένα τετράδιο στο γραφείο όπου γράφεται με στυλό κάθε μεταφορά και δίπλα το ξενοδοχείο, ή ένα φύλλο Excel με στήλες «ημερομηνία, πελάτης, διαδρομή, τιμή, ξενοδοχείο, ποσοστό, προμήθεια». Στην αρχή της σεζόν είναι καθαρό. Στα μέσα Αυγούστου έχει κενές γραμμές, δύο διαφορετικές γραφές για το ίδιο ξενοδοχείο, και μια στήλη ποσοστού που κάποιος ενημέρωσε μόνο για τις καινούριες γραμμές όταν άλλαξε η συμφωνία τον Ιούνιο.

Το τέλος του μήνα είναι το σημείο όπου φαίνεται η ζημιά. Φιλτράρετε ανά ξενοδοχείο, αθροίζετε, στέλνετε το ποσό. Το ξενοδοχείο απαντάει ότι το νούμερο δεν βγαίνει. Ακολουθεί μια ώρα στο τηλέφωνο όπου συγκρίνετε γραμμή γραμμή, και συνήθως έχουν δίκιο σε δύο μεταφορές και εσείς σε μία.

Οι λόγοι είναι πάντα οι ίδιοι τέσσερις:

• Χαμένες μεταφορές. Μια κράτηση που ήρθε τηλεφωνικά ή σε μήνυμα και δεν πέρασε ποτέ στο φύλλο. Η μεταφορά έγινε, η προμήθεια δεν καταγράφηκε.
• Λάθος ποσοστό. Η συμφωνία άλλαξε από 10% σε 12% και το φύλλο έχει και τα δύο, ανάλογα με το πότε γράφτηκε η γραμμή.
• Ακυρώσεις. Η μεταφορά ακυρώθηκε αλλά η γραμμή έμεινε, ή ακυρώθηκε και σβήστηκε ολόκληρη, οπότε τώρα οι δύο πλευρές μετράνε διαφορετικό πλήθος.
• Χειροκίνητος υπολογισμός. Κάποιος έβγαλε την προμήθεια με το κινητό και την πληκτρολόγησε. Ένα λάθος ψηφίο σε 300 γραμμές δεν το βρίσκει κανείς.

Καμία από αυτές τις αιτίες δεν είναι θέμα προσοχής. Είναι θέμα του ότι το νούμερο υπολογίζεται σε άλλο σημείο από εκεί που καταγράφεται η δουλειά.

Τι αλλάζει με ποσοστό ανά ξενοδοχείο

Η αλλαγή είναι απλή στη σύλληψη και έχει μεγάλη διαφορά στην πράξη: το ποσοστό προμήθειας ζει πάνω στο ξενοδοχείο, όχι σε μια στήλη που συμπληρώνει άνθρωπος.

Ορίζετε μία φορά ότι το συγκεκριμένο ξενοδοχείο έχει τη δική του προμήθεια. Από εκεί και πέρα, κάθε μεταφορά που ανήκει σε αυτό το ξενοδοχείο φέρνει μαζί της τον υπολογισμό. Δεν υπάρχει βήμα «γράψε το ποσοστό», άρα δεν υπάρχει και βήμα «ξέχασα να αλλάξω το ποσοστό». Όταν η συμφωνία αλλάζει, την αλλάζετε στο ξενοδοχείο.

Το δεύτερο κομμάτι είναι ότι η μεταφορά πρέπει να έχει μπει στο σύστημα εξαρχής, όχι να αντιγραφεί εκ των υστέρων. Γι' αυτό μετράει από πού έρχονται οι κρατήσεις. Όταν οι κρατήσεις φτάνουν με email και μπαίνουν αυτόματα σε ουρά, όταν το ξενοδοχείο καταχωρεί μόνο του την αίτησή του, ή όταν ο πελάτης σκανάρει ένα QR στη ρεσεψιόν, η μεταφορά υπάρχει ήδη με το ξενοδοχείο πάνω της. Δεν χρειάζεται να θυμηθεί κανείς να τη γράψει στο τετράδιο.

Η αναφορά ανά περίοδο

Το τρίτο κομμάτι είναι η αναφορά. Αντί να φιλτράρετε φύλλο, ζητάτε την περίοδο και το ξενοδοχείο, και παίρνετε τι έγινε και τι οφείλεται. Το σύνολο βγαίνει από τις ίδιες τις μεταφορές, οπότε δεν υπάρχει δεύτερη πηγή αλήθειας να διαφωνήσει με την πρώτη.

Στο Odyrides οι αναφορές καλύπτουν έως 90 ημέρες στα επί πληρωμή πλάνα, που είναι αρκετό για μηνιαία εκκαθάριση και για να ξανακοιτάξετε έναν προηγούμενο μήνα αν κάποιος τον αμφισβητήσει. Υπάρχει και εξαγωγή σε Excel, αν το ξενοδοχείο θέλει το αναλυτικό αρχείο για τα δικά του βιβλία. Η διαφορά με το προηγούμενο Excel είναι ότι τώρα αυτό το αρχείο είναι έξοδος, όχι πηγή.

Αν δουλεύετε με πολλά ξενοδοχεία, βοηθάει και το ότι μπορείτε να δείτε είτε ένα ξενοδοχείο μόνο του είτε όλη την επιχείρηση μαζί, χωρίς να συγχωνεύετε αρχεία. Περισσότερα για αυτό στη σελίδα των εκκαθαρίσεων με συνεργάτες.

Γιατί το σωστό νούμερο αξίζει περισσότερο από τον χρόνο

Ο προφανής κερδισμένος είναι η ώρα που δεν περνάτε συμφωνώντας σύνολα. Ο λιγότερο προφανής είναι η σχέση.

Ένα ξενοδοχείο που πρέπει να ελέγχει το ποσό σας κάθε μήνα, μαθαίνει σιγά σιγά να μη σας εμπιστεύεται στα νούμερα, ακόμη κι όταν είστε συνεπείς στη δουλειά. Και αντίστροφα, ένας συνεργάτης που παίρνει κάθε μήνα ένα ποσό με ανάλυση από πίσω, χωρίς να το ζητήσει, δεν έχει λόγο να ψάξει τι δίνει το γραφείο δίπλα. Η προμήθεια είναι το πιο μετρήσιμο κομμάτι της συνεργασίας σας, οπότε είναι και το πρώτο που κρίνει την αξιοπιστία σας.

Δεν χρειάζεται να τα αλλάξετε όλα μαζί. Ένα λογικό πρώτο βήμα είναι να καταγράψετε ποιο ποσοστό ισχύει σήμερα για κάθε συνεργάτη και από πότε. Ακόμη κι αν μείνετε στο Excel για λίγο ακόμη, το να υπάρχει μία μόνο απάντηση στην ερώτηση «τι έχουμε συμφωνήσει» λύνει τα μισά προβλήματα. Αν θέλετε να δείτε τη σχέση από την πλευρά του συνεργάτη, υπάρχει και μια σελίδα για ξενοδοχεία.